Organisme de formation Qualiopi : 12 étapes et 10 erreurs à éviter pour réussir votre certification

Depuis l'obligation entrée en vigueur le 1er janvier 2022, toute structure souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés doit maîtriser la démarche Qualiopi. Ce guide pratique, conçu comme une checklist et un plan d'action, aide un organisme de formation à préparer l'audit, à comprendre le référentiel des 7 critères et les 32 indicateurs, et à éviter les erreurs qui bloquent souvent la certification.

Qu'est-ce que Qualiopi et pourquoi c'est important

Qualiopi est la marque de certification qualité créée à la suite de la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018. Elle atteste que les prestations de formation respectent le Référentiel national qualité (7 critères, 32 indicateurs). L'objectif est d'améliorer la transparence et la qualité des offres de formation pour les financeurs publics et mutualisés (OPCO, État, Régions, Pôle emploi, etc.).

Important : la marque Qualiopi concerne uniquement les actions de formation, les bilans de compétences et les actions de VAE. Le coaching ou le conseil peuvent être proposés par un organisme, mais ces prestations ne sont pas certifiables via Qualiopi.

Qui est concerné ? (Qui doit obtenir Qualiopi)

Toute personne morale ou physique proposant des actions de formation financées par des fonds publics ou mutualisés doit être certifiée. Concrètement :

• Les organismes de formation classiques
• Les centres réalisant des bilans de compétences
• Les organismes accompagnant la VAE
• Les prestataires souhaitant que leurs formations soient prises en charge par des OPCO ou par le CPF via la plateforme EDOF

Les micro-entrepreneurs et indépendants sont aussi concernés s'ils sollicitent ces financements.

Les 7 critères du Référentiel national qualité (vue d'ensemble)

Voici un résumé opérationnel des 7 critères et de ce qu'ils impliquent pour un organisme de formation :

1. Information des publics — Clarté des prestations, conditions d'accès, délais, tarifs.
2. Identification des besoins — Recueil et prise en compte des besoins des stagiaires et prescripteurs.
3. Conception et mise en œuvre — Adéquation des moyens pédagogiques, modalités d'évaluation et d'animation.
4. Adéquation des moyens — Compétences des formateurs, ressources matérielles et pédagogiques.
5. Accueil, suivi et évaluation — Parcours individualisé, accès aux personnes en situation de handicap.
6. Recueil et prise en compte des retours — Satisfaction, résultats visés et amélioration continue.
7. Pilotage et amélioration — Gouvernance, indicateurs, traitement des non-conformités.

Chaque critère se décline en indicateurs (au total 32) qui précisent les preuves attendues lors de l'audit.

Checklist rapide : preuves et documents souvent exigés

• Présentation de l'organisme (statuts, SIRET)
• Plaquette commerciale et descriptif des actions
• Contrat ou convention de formation
• Attestations d'assurance responsabilité civile
• Registre des formations et feuilles d'émargement
• CV des formateurs et diplômes / preuves d'expérience
• Supports pédagogiques et modalité d'évaluation
• Enquêtes de satisfaction et traités d'amélioration
• Procédures internes (accueil, gestion des données personnelles)
• Preuves de prise en compte du handicap

12 étapes pour préparer votre organisme de formation Qualiopi (liste actionnable)

1. Constituer une équipe projet (responsable qualité, référent pédagogique, admin)
2. Réaliser un diagnostic initial contre les 32 indicateurs
3. Prioriser les non-conformités et rédiger un plan d'action
4. Mettre à jour vos contrats, plaquettes et pages web (mentions obligatoires)
5. Formaliser procédures : inscription, accueil, évaluations, réclamations
6. Collecter preuves : enregistrements, photos, copies de supports, résultats
7. Former vos formateurs au référentiel et aux preuves attendues
8. Mettre en place le suivi des indicateurs et tableaux de bord
9. Tester une journée d'audit interne (jeu de rôle)
10. Choisir un organisme certificateur accrédité COFRAC
11. Organiser l'audit (planning, accès aux locaux, documents à fournir)
12. Traiter les éventuelles non-conformités après audit et préparer la surveillance

Chaque étape doit être accompagnée d'évidences datées pour faciliter le travail de l'auditeur.

Timeline recommandée : feuille de route mois par mois (6 mois)

1-2 mois : diagnostic complet + plan d'action priorisé 3 mois : mise en conformité des documents principaux (contrats, plaquettes) 4 mois : formalisation des procédures internes et collecte des preuves 5 mois : audit interne, corrections et mise en place des tableaux de bord 6 mois : sélection de l'organisme certificateur et préparation de l'audit initial

Pour un micro-entrepreneur avec peu de documentation, un parcours accéléré de 3 mois est possible si les ressources sont rassemblées rapidement. Pour les structures multi-sites, prévoyez plutôt 8–12 mois.

Coûts et durée d'un audit : estimation pratique

• Audit initial : 1 jour à 2 jours sur site selon la taille et le nombre d'actions.
• Audit de renouvellement : tous les 3 ans.
• Audit de surveillance : tous les 18 mois environ.
• Tarif indicatif : 800 € à 3 500 € pour l'audit initial (varie selon organisme certificateur, taille et nombre d'actions). Certains certificateurs facturent des frais supplémentaires pour déplacements et jours complémentaires.

Pour une petite structure, comptez en moyenne 1 200 €–1 800 €. Pour un organisme avec plusieurs sites ou un grand catalogue de formations, le coût peut augmenter.

Top 10 des erreurs qui provoquent des non-conformités (et comment les éviter)

1. Documents non datés ou non signés — solution : horodater et archiver
2. CV formateurs incomplets (pas de preuves d'expérience) — solution : inclure fiches de fonction et preuves d'interventions
3. Absence de preuves de satisfaction ou enquêtes mal archivées — solution : standardiser un questionnaire et stocker les résultats
4. Contrats manquants ou erronés — solution : modèle unique validé
5. Méthode d'évaluation pratique non formalisée — solution : matrice d'évaluation par compétence
6. Non prise en compte des personnes en situation de handicap — solution : procédure d'accueil et adaptations possibles
7. Suivi post-formation sans preuve — solution : relance et preuve de traitements des retours
8. Externalisation mal documentée (sous-traitance) — solution : contrats de sous-traitance et preuve de contrôle (conformément aux règles V9 de janv. 2024)
9. Non mise à jour des supports pédagogiques — solution : versioning et historique des mises à jour
10. Mauvaise gestion des données personnelles — solution : registre RGPD et mentions d'information

Prendre chaque erreur comme un point d'amélioration continue facilite la réussite lors de l'audit.

Subcontracting (sous-traitance) : nouveautés V9 (Janvier 2024)

Depuis la mise à jour V9, le contrôle de la sous-traitance est renforcé. Les recommandations principales :

• Documenter chaque prestation sous-traitée (objet, durée, livrables)
• Conserver les justificatifs de sélection du sous-traitant
• Prouver le suivi qualité des actions sous-traitées (échanges, bilans)
• S'assurer que le sous-traitant respecte aussi les obligations RGPD et d'accessibilité

L'auditeur vérifiera la traçabilité et la cohérence entre ce qui est réalisé par le sous-traitant et ce que l'organisme revendique.

Que se passe-t-il après la certification ? (obligations post-certification)

• Mise en place d'un suivi qualité continu (tableaux de bord)
• Réalisation d'audits de surveillance tous les 18 mois
• Publication fidèle des mentions d'usage de la marque (charte d'usage)
• Traitement des non-conformités éventuelles : actions et preuves de correction

La certification n'est pas une fin : elle vise à instaurer un cercle vertueux d'amélioration continue.

Comment vérifier l'état d'un organisme certifié

• Demandez le numéro de certificat et la période de validité
• Vérifiez sur le site du certificateur ou la liste publique des organismes certifiés
• En cas de doute, contactez directement le certificateur (organisme accrédité COFRAC)

Pour des questions pratiques et des réponses fréquentes liées à Qualiopi, vous pouvez consulter la FAQ dédiée qui couvre détails, durées et financements : FAQ Formation IA : Qualiopi, Tarifs, Durée, OPCO, Prérequis.

Outils et templates recommandés (pratiques)

• Modèle de convention de formation
• Fiche de positionnement initial et bilan final
• Questionnaire de satisfaction standardisé (format numérique et papier)
• Registre RGPD et modèle de mentions d'information
• Matrice des compétences et grille d'évaluation

Des logiciels de gestion (LMS, CRM formation) peuvent aider à centraliser preuves et tableaux de bord. Si vous travaillez sur des formations IA ou transformation digitale, notre méthode peut aider à organiser le parcours pédagogique : Méthode Transformation IA : Diagnostic, Formation, Coaching Entreprise.

Peut-on se préparer seul ou faut-il un consultant ?

Les petites structures capables d'organiser et formaliser leurs processus peuvent se préparer en interne. En revanche, un consultant apporte :

• Une vision externe et une méthodologie pour structurer les preuves
• Des modèles de documents adaptés
• Une préparation à l'audit (jeu de rôle)

La décision dépend du temps disponible, de la complexité des actions de formation et du niveau de documentation déjà existant.

FAQ pratique (questions fréquentes)

Combien de temps faut-il pour obtenir Qualiopi ?

Le délai moyen varie de 3 à 6 mois pour un organisme bien préparé. Pour des structures multi-sites ou avec de nombreux dispositifs, la préparation peut s'étendre jusqu'à 9–12 mois.

Qui peut délivrer la certification ?

La certification est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC.

Que se passe-t-il en cas de non-conformité majeure ?

L'organisme reçoit un rapport avec les actions correctives attendues et un délai pour mise en conformité. L'absence de correction peut conduire à une suspension ou un retrait du certificat.

La certification rend-elle éligibles toutes mes actions au CPF ?

La certification Qualiopi est une condition nécessaire pour que les actions soient financées via des fonds publics ou mutualisés, mais l'inscription sur la plateforme EDOF et les règles CPF peuvent ajouter d'autres conditions.

La marque Qualiopi a-t-elle une charte d'usage ?

Oui. Les règles d'utilisation et la charte graphique doivent être respectées pour toute communication.

Où puis-je trouver des modèles de documents ?

Vous pouvez créer des modèles à partir des listes ci-dessus ou utiliser des ressources spécialisées. Si vous proposez des formations en IA, le programme de formation dédié peut vous inspirer pour structurer vos supports : Formation IA Générative Entreprise - Programme ChatGPT Copilot Gemini.

Ressources supplémentaires et bonnes pratiques finales

• Conservez une piste d'audit claire (dates, versions, preuves)
• Automatisez la collecte de retours (formulaires en ligne)
• Mettez à jour vos preuves après chaque session
• Préparez un dossier synthétique pour l'auditeur (sommaire avec renvois)

Pour un accompagnement ou un rendez-vous afin de clarifier votre feuille de route, vous pouvez nous contacter directement : Contact Eliosor.

Conclusion La démarche Qualiopi vise à fiabiliser la qualité des prestations de formation et à rassurer les financeurs. En structurant vos preuves, en suivant une feuille de route pragmatique et en évitant les erreurs courantes listées ci-dessus, votre organisme de formation pourra aborder l'audit avec sérénité. Rappelez-vous que la certification ne garantit pas un résultat économique en soi, mais elle peut contribuer à faciliter l'accès aux financements publics et à améliorer la confiance des prescripteurs.